Finanspolitik

 

 

1     Præambel

 

Nærværende forretningsgang for håndtering af risikostyring og finanspolitik er udarbejdet i henhold til § 16 i lov nr. 598 af 12. juni 2013 om forvaltere af alternative investeringsfonde m.v. (”FAIF-loven”).

Forretningsgangen for håndtering af risikostyring og finanspolitik vedrører Prime Office A/S, CVR nr. 30558642.

1.1    Formål

Forretningsgangen har til formål at beskrive, hvordan bestyrelsen i Prime Office A/S forholder til væsentlige risikomæssige forhold i selskabet, og hvorledes selskabet har udarbejdet en finanspolitik på centrale risikoområder, som bestyrelsen løbende overvåger og forholder sig til.

 

2     Forretningsgang for risikostyring og selskabets finanspolitik

Prime Office A/S er som følge af sine aktiviteter, investeringer og finansiering eksponeret over for ændringer i en række finansielle risici, herunder kredit- og likviditetsrisici.

Efter FAIF-loven har Prime Office A/S indgået en delegationsaftale omkring risikostyring med en ekstern samarbejdspartner, som fremgår af separat kontrakt.

Koncernen har valgt at centralisere styringen af de finansielle risici, hvilket sker i henhold til de overordnede rammer, der er fastsat. Politikken omfatter valuta-, finansieringspolitik samt politik vedrørende kreditrisici i relation til finansielle modparter og lejere. Der henvises til de følgende afsnit for en detaljeret redegørelse af styringen af koncernens finansielle risikotyper.

Prime Office A/S foretager, som led i risikostyringen, løbende opfølgning på finansielle nøgletal, og kvartalsvis rapporteres der til kredit- og pengeinstitutter. På hvert bestyrelsesmøde foretages orientering og opfølgning på risikobilledet. Heri medtages den langsigtede finansielle udvikling i koncernen. Det er en fast del af bestyrelsens årshjul at gennemgå og vurdere alle væsentlige risikoområder på grundlag af redegørelser fra direktionen. Dette sikrer, at hvert enkelt risikoforhold behandles mindst én gang om året. Direktionen kommenterer ligeledes i sin løbende rapportering til bestyrelsen på udviklingen inden for koncernens væsentligste risikoområder.

På bestyrelsesmøderne vil også blive gennemgået risikostyringsrapporter fra selskabets delegerede af risikostyringsfunktionen.  Det er blandet andet vurderingsrapporter af selskabets investeringsejendomme. Herudover vil centrale nøgletal fra delårsrapporter blive gennemgået.

 

2.1    Likviditetspolitik

Det er Prime Office A/S’ politik i forbindelse med låneoptagelse at sikre størst mulig fleksibilitet gennem spredning af låneoptagelser på forfalds- og genforhandlingstidspunkter, samt at have spredning på långivere for at sikre optimale markedsforhold på gældsforpligtelser.

Det er koncernens målsætning at have tilstrækkeligt likviditetsberedskab til fortsat at kunne disponere hensigtsmæssigt i tilfælde af uforudsete udsving i likviditeten. Det er koncernens politik, at refinansieringsrisikoen løbende skal reduceres ved pleje af ejendomsporteføljen, herunder løbende markedsregulering af husleje, reducering af tomgang samt forbedring og istandsættelse af ejendomsporteføljen, hvilket styrker likviditeten og dermed koncernens forhandlingsposition ved refinansiering.

Desuden er det koncernens strategi at reducere likviditetsrisikoen på sigt ved konvertering af lån optaget i pengeinstitutter til lån i kreditforeninger, hvilket løbende vil ske for ejendomme, hvor den øgede friværdi medfører, at finansieringsbehovet kan dækkes udelukkende af kreditforeningslån. For Prime Office A/S vil nævnte konvertering af lån optaget i pengeinstitutter forbedre koncernens likviditet, samt resultere i en højere vægtet gennemsnitlig varighed på koncernens gældforpligtelser, og dermed reducere den kortsigtede likviditetsrisiko.

Prime Office A/S’ ejendomme er købt med udgangspunkt i, at de genererer en positiv likviditet fra første dag. En risiko er, at der opstår større mellemværender med lejere, hvilket kan belaste koncernens likviditet. Derfor sørger koncernens ejendomsadministratorer for at minimere mellemværender med lejere gennem løbende opfølgning.

Der vil i koncernens budgetter være medtaget en særskilt regnskabspost til en likviditetsreserve, der forventes at udgøre ca. 1 - 2 % af investeringsejendommenes erhvervelsespris. Minimumsreserven skal udgøre 25% af de faste omkostninger, der primært er selskabets omkostninger til personale, ledelse og husleje. I forbindelse med gennemgang af de årlige budgetter for alle koncernselskaber sikres det, at koncernen har likviditet til at gennemføre alle vedligeholdelsesinvesteringer og særlige investeringer i de enkelte ejendomme. I det omfang det er tale om regnskabsmæssige bygningsinvesteringer vil der i forbindelse med planlægningen vurderes om, der skal optages realkreditlån til finansieringen.

Selskabets likviditetsreserve er på 1-2% af investeringsejendommens værdi og herudover kan bestyrelsen beslutte at indføre en kapitalbuffer på yderligere 1-2% af investeringsejendommenes værdi i forbindelse med økonomisk krise og finansiel uro, så selskabet i krisetider er mindre afhængigt af banksystemet.

Denne kapitalbuffer kan samtidig bruges i forbindelse med ejendomsinvesteringer som et alternativ til en kapitalforhøjelse.

Placering af likviditet/Pengemarkedsplaceringer

Selskabets likviditet kan placeres på pengemarkedsvilkår (aftaleindlån) på op til 12 mdr.

Stats-og realkreditobligationer

Selskabet kan investere den del der ikke indgår i den daglige likviditetsreserve i stats-og realkreditobligationer. Der er udarbejdet en særlig investeringspolitik for investering i stats-og realkreditobligationer. Prime Office A/S vil primært investere i højtforrentede realkreditobligationer med obligationstekniske nøgletal (modificeret varighed og negativ konveksitet), der tilsiger at varigheden er mellem 1 til 5. Hvis der investeres i længere varigheder må det maksimalt udgøre 50% af den del, der er allokeret til investering i realkreditobligationer.

 

2.2    Kreditrisiko

Som følge af Prime Office A/S’ drift samt finansieringsaktiviteter er koncernen udsat for kreditrisici. Koncernens kreditrisici knytter sig primært til lejetilgodehavender samt dagsværdien af finansielle derivater positiv dagsværdi, som er indregnet under andre tilgodehavender.

Risici vedrørende lejetilgodehavender er begrænset som følge af Prime Office A/S’ mulighed for modregning i modtagne deposita samt opsigelse af lejemål ved lejers manglende overholdelse af betalingsfrister.

Koncernen bestræber sig på ikke at få væsentlige risici vedrørende enkelte lejere eller samarbejdspartnere. Ved køb af nye ejendomme og ved indgåelse af nye lejekontrakter vedrørende lejemål i eksisterende investeringsejendomme foretages kreditvurderinger af lejere efter behov, ligesom der indhentes sikkerhed for lejebetalinger fra væsentlige lejere.

Kreditrisici på finansielle modparter vedrørende derivater med positiv dagsværdi håndteres ved at foretage spredning på flere kreditinstitutter. Koncernen modtager sikkerheder i form af depositum, kautioner og forudbetalt leje eller pengeinstitutgaranti. Modtaget sikkerhed vil indgå i vurdering af den nødvendige nedskrivning til imødegåelse af tab.

 

2.3    Kapitalstruktur

Prime Office A/S’ strategiske mål for kapitalstrukturen indbefatter en egenkapital på 30 %, og at den samlede portefølje som udgangspunkt finansieres med en gæld på 70%. Gælden struktureres således at kreditforeningslån udgør ca. 55 % med en løbetid på 7-10 år og lån hos pengeinstitutter som udgør 15 % med variabel løbetid.

Koncernens ledelse vurderer løbende om koncernens kapitalstruktur er i overensstemmelse med koncernens og aktionærernes interesser, samt understøtter koncernens strategiske udvikling. Det er ledelsens mål at koncernens eksterne finansieringsandel maksimalt udgør ca. 80 %. Koncernens kapitalstruktur består af indeståender og gæld til kreditinstitutter samt egenkapitalen, herunder aktiekapital, bundne og frie reserver.

Den finansielle gearing i koncernen til finansiering af porteføljen af investeringsejendomme forventes at øge det samlede afkast af investeringen. Hermed er der tilknyttet en forholdsmæssig finansiel risiko.

 

2.4    Renterisiko

Det er Prime Office A/S’ politik at afdække renterisikoen på koncernens langfristede forpligtigelser, hvor løbetiden typisk er mellem 7 – 10 år. Afdækningen af renterisici fortages med renteswaps, hvor variable forrentede lån omlægges til lån med fast rente. Det er hensigten at matche realkreditlån med renteswaps, således at rentesikringen er effektiv i lånets løbetid.

En renteswap er en finansiel kontrakt med en bank om at fastlåse renten. En renteswap giver større fleksibilitet ved låneomlægning og er billigere at afvikle end et lån med fast rente.

Koncernens bankindeståender er placeret på konti med anfordringsvilkår og er variabelt forrentet. Der er ikke væsentlige renterisici forbundet hermed.

 

2.5    Afledte finansielle instrumenter

Bestyrelsen har godkendt at der kan indgås afledte finansielle instrumenter i form af renteswaps, der afdækker den variable rente på finansielle gældsforpligtigelser. Rentesikringsinstrumentet skal som udgangspunkt betragtes som et cash flow hedge og opstilles under egenkapitalen under udskudt gevinst / tab vedr. sikring af pengestrømme, når det kan dokumenters, at afdækningen er effektiv i henhold til regnskabsprincipperne for IFRS. I det tilfælde hvor koncernens rentesikringsinstrument ikke er effektiv resultatføres indtægter og omkostninger og egenkapitalposteringer tilbageføres via resultatopgørelsen. Sidstnævnte egenkapitalposteringer korrigeres i koncernens totalindkomstopgørelse. 

Direktionen vil løbende holde bestyrelsen informeret omkring dagsværdien af koncernens afledte finansielle instrumenter. Både likviditetsopgørelse og opgørelse af finansielle instrumenter er en del af de ordensmæssige punkter, der behandles på hvert bestyrelsesmøde. Herudover vil der i det omfang, der investeres i værdipapirer, som obligationer (real-,stats-eller kreditobligationer) blive udarbejdet markedsværdiopgørelse, der også er en del af et fremadrettet ordensmæssigt punkt ifølge selskabets årshjul.

 

2.6    Valutarisiko

Prime Office A/S’ målsætning er at minimere eksponeringen i fremmed valuta. Koncernens pengestrømme foretages i det væsentligste i EUR. Koncernens ejendomsinvesteringer og -afkast er i EUR, ligesom koncernens gæld hos kredit- og pengeinstitutter er optaget i EUR. Det er ledelsens vurdering at koncernen ikke er eksponeret over for væsentlige valutarisici.

Generelt afdækker koncernen alene valutakursrisici ved at sikre, at udenlandske virksomheders indtægter og omkostninger foretages i samme funktionelle valuta. Koncernen vælger ikke at foretage afdækning af valutakursrisikoen relateret til fremtidige udbytter fra udenlandske dattervirksomheder, som følge af fastkurspolitikken mellem DKK og EUR.

 

2.7    Skattemæssige risici

Tyske selskaber, der ikke har andre aktiviteter end udlejning af fast ejendom, er som udgangspunkt undtaget for betaling af tysk erhvervsskat. Selskaber i koncernen kan blive underlagt regelsættet vedrørende lokal tysk erhvervsskat, og der kan ikke opnås fuld sikkerhed for, at betingelserne for fritagelse for lokal tysk erhvervsskat til enhver tid vil være opfyldte. Hvis de tyske skattemyndigheder anfægter fritagelsesbetingelserne, vil det medføre yderligere ikke budgetterede skattebetalinger, blandt andet fordi fradragsretten for renter på langfristet gæld under de tyske regler om erhvervsskat er begrænset til 50%.

Fremtidige skatte- og afgiftsmæssige ændringer samt lignende offentlige reguleringer kan ligeledes påvirke koncernen ugunstigt, så aktionærernes økonomiske stilling kan blive påvirket. Ændringerne kan være i såvel dansk som tysk skattelovgivning for selskaber og personer samt i dobbeltbeskatningsoverenskomsten mellem Danmark og Tyskland.

 

2.8    Generelt vedrørende finansielle forhold

Finansielle risici udgør en væsentlig faktor i Prime Office A/S’ risikostyring. Det er direktionen i Prime Office A/S der i samarbejde med bestyrelsen, forestår styringen af de finansielle risici i henhold til selskabets politik. Politikken fastsætter retningslinjer og rammer for koncernens finansielle dispositioner.

Bestyrelsen orienteres på hvert bestyrelsesmøde, hvor også den langsigtede finansielle udvikling i koncernen gennemgås.

Herudover gennemgås minimum hvert kvartal rapporter fra selskabets risikostyring-og compliancefunktion.

 

3     Risikostyringsfunktionen

Prime Office A/S skal have en risikostyringsfunktion, som er funktionelt og hierarkisk adskilt fra de operationelle enheder, og som konsekvent og effektivt skal påvise, måle, styre og overvåge ovenstående risici. De operationelle enheder skal her forstås som selskabets forvaltere i Tyskland, der forvalter de enkelte ejendomme og tyske datterselskaber.

Risikostyringsfunktionen varetages af selskabets bestyrelse, der samtidig fungerer som revisionsudvalg og ansvarlig for de overordnede risikoformål. Selskabets administrerende direktør udarbejder løbende rapportering herom til bestyrelsen.

Bestyrelsen har indgået aftale med BDO Revision i Aarhus om varetagelse af risikostyringsfunktionen, således at der er en funktion, der er uafhængig og organisatorisk og hierarkisk adskilt fra Prime Office A/S koncernen. Her er der indgået en separat kontrakt og med en nøje specifiation af de arbejdsopgaver, som er hos den risikoansvarlige.

De løbende rapporter sendes til selskabets ledelse.

Risikostyringsfunktion skal udføre følgende:

• Gennemføre selskabets risikostyringsstrategi og procedurer.
• Sikre overensstemmelse med risikogrænser/gearingsniveauer.
• Rådgive direktion og bestyrelse om selskabets risikoprofil.
• Med jævne mellemrum rapportere til Selskabets bestyrelse om (i) overensstemmelsen mellem de nuværende risikoniveauer og den fastsatte risikoprofil for selskabet, (ii) selskabets overholdelse af de relevante risikogrænser, og (iii) risikostyringsprocessen, herunder hvorvidt den er passende og effektiv, og navnlig om der er truffet passende foranstaltninger i tilfælde af eventuelle mangler.
• Med jævne mellemrum rapporterer til selskabets direktion om selskabets nuværende risikoniveau og eventuelle faktiske eller forventede overskridelser af grænserne med henblik på at sikre, at selskabet omgående kan træffe passende foranstaltninger.
• Gennemføre relevante stresstests.
• Risikostyringsfunktionen skal have de nødvendige beføjelser og adgang til alle relevante oplysninger, som er nødvendige for at varetage de opgaver, der er beskrevet ovenfor.

4     Ændringer i forretningsgangen

Prime Office A/S gennemgår årligt forretningsgangen vedrørende risikostyring og udfører de nødvendige tilpasninger for at sikre, at forretningsgangen altid er i overensstemmelse med ydre omstændigheder og gældende lovgivning.

 

5     Ændringer i politikken

Prime Office A/S gennemgår årligt forretningsgangen vedrørende interessekonflikt og udfører de nødvendige tilpasninger for at sikre, at forretningsgangen altid er i overensstemmelse med ydre omstændigheder og gældende lovgivning. Ændringer og opdateringer er gældende fra den dato, hvor disse oplyses på Prime Office A/S’ hjemmeside. Der ydes ingen særskilt information, når selskabets politik angående interessekonflikter bliver ændret eller opdateret. Prime Office A/S anbefaler derfor interessenter til regelmæssigt at orientere sig på selskabets hjemmeside www.prime office.dk om ændringer i forretningsgangen angående interessekonflikter.