investorrelations.jpg

Samfundsansvar (CSR)

Samfundsansvar  

Den lovpligtige redegørelse for virksomhedens samfundsansvar, jf. Årsregnskabslovens § 99a og § 99b indeholder områderne: 

 God forretningsskik

• Virksomhedens forretningsmodel

• Menneskerettigheder

• Miljø og klima

• Samfund

• Sociale forhold og medarbejderforhold

• Det underrepræsenterede køn. Den lovpligtige redegørelse, jf. Årsregnskabslovens § 99 b.

     

Prime Office A/S ønsker at drive en ordentlig, sund og ansvarlig forretning i forhold til koncernens værdier og holdninger, samt i en balance mellem aktionærer, kunder og medarbejdere. Konkret sker det ved at koncernens virksomheder lever op til de relevante regler og love i Danmark og i Tyskland.
Virksomhedens forretningsmodel er at drive erhvervsmæssig udlejning af investeringsejendomme i Nordtyskland. I et separat afsnit er vist virksomhedens koncernstruktur og den strategi som virksomheder følger. 

 
Prime Office A/S følger de regler, der gælder for sociale, etiske, klima- og miljømæssige forhold, og har ikke fundet det nødvendigt at implementere særlige politikker på disse områder, men har fokus på de områder som bidrager til en ansvarlig holdning og som skaber værdi for aktionærerne, kunderne og samfundet.
Da Prime Office A/S primært driver virksomhed i Danmark og i Tyskland, som har tiltrådt FN’s menneskerettighedskonvention, og da vi ikke vurderer at vores virksomhed i sig selv indebærer en særlig risiko for negativ påvirkning af menneskerettigheder, er det vurderet, at det ikke har været nødvendigt at vedtage særlige politikker vedrørende menneskerettigheder.
Væsentlige fokusområder er følgende:

    

Miljø og klima    

Vi ønsker at støtte samfundets interesse for miljøforbedringer,blandt andet ved at reducere energiforbruget og anvende miljørigtige metoder og materialer for på den måde at nedbringe risikoen for, at Prime Office A/S ellers kunne medvirke til en negativ miljø og klimapåvirkning gennem vores aktiviteter.
Prime Office A/S har i en årrække haft en grøn strategi omkring energiforbrug og forsyning. I en række tilfælde er der i selskabets boligejendomme sket totale facade og tagrenoveringer for at nedsætte energiforbruget og reducere lejernes samlede omkostninger til varme. For alle ejendommene er der udarbejdet energipas, og der foreligger en plan for udskiftning af alle ældrekedler til mere energirigtig varmeforsyning, og i flere ejendomme er forsyningen ændret fra olie til gas. Enkelte ejendomme er opført med solceller. Der foretages ikke konkrete målinger på de gennemførte energiforbedringer eller opstilles energiregnskab. Selskabet vil fortsat have fokus på energirigtige løsninger til gavn for miljø og klima og for selskabets kunder.
I 2018 har Prime Office A/S løbende afholdt omkostninger til brug for at sikre en tilfredsstillende stand af ejendommene. Dette indebærer løbende omkostninger til udskiftning af varmeanlæg og varmekedler. I selskabets største kontorejendom i Lübeck er der foretaget en større investering i udskiftning af brandmeldeanlæg og udvidelse af kapacitet til vandforsyningen ved brand. I MC Property Fund Hamburg GmbH er der i henhold til lovgivningen gennemført en række investeringer for at leve op til forordninger og lovgivning.
Prime Office A/S har således med indsatsen i 2018 opnået at holde en energirigtig profil på ejendomsporteføljen.

Selskabet vil fortsat have fokus på energirigtige løsninger til gavn for klima og for selskabets kunder.

Samfund 

Prime Office A/S er synlig i en række byer i Nordtyskland og opretholder en løbende kontakt primært via selskabets forvalter og med relevante
offentlige myndigheder. Der er løbende kontakt omkring forsyningsforhold: el, vand, gas og renovation. I Slesvig har der været kontakt omkring
udlejning til specielle befolkningsgrupper, herunder en vurdering af, om selskabet har relevante ledige lejemål, uden at der er sket konkrete resultater.
Lübeck blev i 2005 omfattet af Unesco’s kulturarv og selskabets ejendom, Kohlmarkt, er centralt beliggende i bymidten af Lübeck på den historiske ø, hvor fredningsnævnets samt de lokale myndigheders retningslinjer og krav til bygningen efterleves. Bygningens markante og historiske facade ønskes bibeholdt i særdeles god kondition. Koncernen medvirkede i 2014 til betalingen af renoveringen af den omkringliggende vej.
I 2018 har Prime Office A/S bidraget løbende til renovering af ejendommene, herunder vedligeholdelse af forsyningsforhold og har på den måde
bidraget til både den konkrete bebyggelse og den forsyningsmæssige infrastruktur i lokalsamfundet.

Sociale forhold og medarbejderforhold
Prime Office A/S er en mindre virksomhed med ganske få ansatte, og der er derfor ikke udarbejdet en egentlig politik for området. Ligesom det heller ikke vurderes, at der er nogle særlige risici.

 

Antikorruption og bestikkelse

Prime Office A/S har ikke udarbejdet egentlige politikker for disse områder, da selskabet opererer i Danmark og i Tyskland, hvor der ifølge det internationale korruptionsindeks er lav risiko for korruption, og heller ikke er konstateret konkrete udfordringer på dette område.


Hvidvask og terrorisme
I henhold til lovgivningen har selskabet interne regler om forebyggelse af hvidvask, der er udarbejdet i henhold til bekendtgørelse af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme. Som en del af internationale krav på området har vi pligt til at kende vores kunder. Det omfatter blandt andet, at vi kan fastslå kundernes identitet, indhenter oplysninger om formål med og forventet omfang af kundeforholdet, er opmærksomme på atypiske transaktioner, identificerer mistænkelige transaktioner og informerer de rette myndigheder hvis en mistanke ikke kan afkræftes.

Risikostyring
Årsrapporten indeholder særskilte oplysninger om de væsentligste kommercielle og finansielle risici, som selskabet kan blive påvirket af. Det fremgår under afsnit om vurdering af ejendomme, og i afsnit omkring risikostyring, hvor der blandt andet er foretaget en række følsomhedsanalyser ved ændring i afkastprocent og i lejeindtægter. Selskabets finanspolitik kan læses på selskabets hjemmeside. Herudover er der i afsnit omkring organisation redegjort for selskabets outsourcede funktioner som regnskabsfunktion, compliance - og risikostyringsfunktion.

Due diligence
Prime Office A/S er omfattet af FAIF-loven og har udarbejdet en forretningsgang for håndtering af fast ejendom, hvoraf fremgår, at det er selskabets bestyrelse der træffer alle beslutninger omkring køb af fast ejendom. Alle købsbeslutninger skal forelægges selskabets bestyrelse med en udførlig due diligence plan, hvor væsentlige forhold er oplyst. Uden at listen er udtømmende er det forhold som: ejendommens beliggenhed og områdeanalyse, lejers bonitet og kreditforhold, lejekontraktens beskaffenhed og detaljer, ejendommens tekniske stand, forvaltning, ejendommens finansiering og økonomiske kalkulationer for ejendommen og for selskabets samlede økonomi. I en due diligence situation kan der etableres rådgivningsaftaler med rådgivende ingeniører, tyske og danske advokater, revisorer og øvrige sagkyndige til belysning af vigtige problemstillinger, såsom skattemæssige forhold.

 

Redegørelse for det underrepræsenterede køn jf. Årsregnskabslovens § 99 b.
Denne redegørelse om det underrepræsenterede køn udgør den lovpligtige redegørelse for regnskabsåret 2018 som er udarbejdet i henhold til
årsregnskabslovens § 99 b.
Det fremgår af forretningsordenen for bestyrelsen i Prime Office A/S, at kompetencer – herunder mangfoldighed i koncernens ledelsesniveauer, drøftes løbende og mindst en gang årligt. Det er bestyrelsens målsætning at sikre en mangfoldig ledelsessammensætning, herunder at der er lige muligheder for begge køn. I Prime Office A/S har mangfoldighed primært relation til alder, køn, nationalitet og ledelsens uafhængighed. Under forudsætning af, at der fortsat vil være særlig fokus på sikring af kompetencer og erfaringer, som er nødvendige for, at bestyrelsen kan varetage de ledelsesmæssige opgaver og det ansvar, der påhviler den, er det bestyrelsens ambition yderligere at styrke mangfoldigheden i relation til køn. Det er derfor besluttet, at der sigtes imod, at der inden år 2020, mindst skal indgå ét kvindeligt generalforsamlingsvalgt bestyrelsesmedlem af bestyrelsen, såfremt gældende kvalitetskrav er opfyldt. Der er endnu ikke fundet en kvindelig kandidat med passende kvalifikationer. I 2018 var 100 % af de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer mandlige medlemmer. Bestyrelsen i Prime Office A/S skal endvidere have en sammensætning, der sikrer, at koncernen udvikler sig stabilt og tilfredsstillende for ejere, kunder, medarbejdere og øvrige interessenter. Sammensætningen sker i henhold til de generelle og specifikke lovkrav og under hensyntagen til anbefalinger for god selskabsledelse. Bestyrelsen vil mindst én gang om året følge op på status for opfyldelsen af målsætningerne. Selskabet har ikke en politik for den øvrige ledelse. Den øvrige organisation består af en direktør. Koncernen har på koncernniveau styrket hele organisationen. Der er indgået en kontrakt med BDO om at varetage selskabets regnskabsfunktion. Hos den delegerede er der ansat en medarbejder til dels administration og controlling, og der er ansat en specialkonsulent indenfor bygningsinvesteringer og vedligeholdelse. I MC Property Fund Hamburg GmbH er der ansat en risikomanager for hele koncernen, og som samtidig fungerer som samarbejdspartner for selskabets direktør og specialkonsulent om vedligeholdelse og investeringer i selskabets tyske ejendomme og kvalitetssikring heraf. Med overtagelsen af MC Property Fund Hamburg GmbH i november 2017 blev selskabet  tilført 10 medarbejdere, heraf en række viceværter.
Selskabet anerkender fordelene ved bred sammensat organisation i forhold til køn og vil have dette i betragtning når kandidaterne skal vurderes ved eventuelle kommende nyansættelser